Stand: 10. Oktober 2026
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
NFITS Events gGmbHAnsprechpartner: Felipe Jacob Custodio Romero
E-Mail: info@nfits-events.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen.
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Websites, bei der Online-Anmeldung zu unseren Veranstaltungen, bei der Kontaktaufnahme mit uns sowie bei der Durchführung unserer Veranstaltungen und Wettbewerbe. Sie ist in jedem Anmeldeformular verlinkt und wird Ihnen damit zum Zeitpunkt der Erhebung Ihrer Daten zur Verfügung gestellt.
Der Verein Nachwuchsförderung IT-Sicherheit e.V. (NFITS) unterstützt unsere Veranstaltungen. Vereinsmitglieder, die im Organisationsteam mitarbeiten, sind dabei Teil unserer Organisation und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen (Art. 29 DSGVO); sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Verein selbst verarbeitet Ihre Daten nicht zu eigenen Zwecken. E-Mails des Organisationsteams können daher auch Absender- oder Antwortadressen des Vereins oder der jeweiligen Veranstaltung verwenden.
Die Websites unserer Veranstaltungen und unsere Anmeldesysteme werden bei der NETMOUNTAINS Group GmbH, Industriestraße 76, 42551 Velbert, auf Servern in Deutschland gehostet. NETMOUNTAINS verarbeitet personenbezogene Daten dabei in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Bei jedem Zugriff werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser übermittelt: aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge, verweisende Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem und IP-Adresse. Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs sowie der Erkennung und Abwehr von Angriffen und werden spätestens nach vier Wochen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Die Website nfits-events.de wird bei GitHub Pages gehostet. Beim Aufruf protokolliert GitHub (GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. St., San Francisco, CA 94107, USA, bzw. GitHub B.V., Prins Bernhardplein 200, 1097 JB Amsterdam, Niederlande) die IP-Adresse der Besucherinnen und Besucher zu Sicherheitszwecken in eigener Verantwortung. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung von GitHub unter docs.github.com/site-policy/privacy-policies/github-general-privacy-statement. Die Verarbeitung kann dabei in den USA erfolgen; GitHub ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage für den Einsatz von GitHub Pages ist unser berechtigtes Interesse an einer einfachen und sicheren Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies ein, die für die Nutzung unserer Anmeldesysteme und Wettbewerbsplattformen erforderlich sind und mit dem Schließen des Browsers gelöscht werden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken sowie Analyse-Tools setzen wir nicht ein. Unsere Websites und Anmeldesysteme laden keine Schriftarten, Skripte oder sonstigen Inhalte von Servern Dritter nach. Sollte ein einzelnes Angebot ausnahmsweise Inhalte Dritter einbinden, weisen wir dort gesondert darauf hin.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen und ihrem Rahmenprogramm, bei der Akkreditierung von Medienvertreterinnen und -vertretern sowie bei der Meldung als Freiwillige oder Freiwilliger verarbeiten wir die Angaben, die im jeweiligen Anmeldeformular gemacht oder hochgeladen werden. Dies sind je nach Veranstaltung und Rolle insbesondere:
Welche Angaben verpflichtend sind, ist im jeweiligen Formular gekennzeichnet. Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anmeldung nicht bearbeiten.
Wir verarbeiten diese Daten zur Bearbeitung Ihrer Anmeldung, zur Planung und Durchführung der Veranstaltung (insbesondere Teilnehmendenverwaltung, Zutrittskontrolle, Verpflegung, Unterbringung, Einsatzplanung, Ausstellung von Einladungsschreiben, Erstattung von Auslagen) sowie zur Kommunikation mit Ihnen im Zusammenhang mit der Veranstaltung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Das Geburtsdatum verarbeiten wir zur Einhaltung der Altersgrenzen und Altersklassen des jeweiligen Wettbewerbs (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Geburtsdatum und Erziehungsbeauftragung minderjähriger Teilnehmender verarbeiten wir zudem zur Durchführung der mit den Erziehungsberechtigten geschlossenen Teilnahmevereinbarung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) und zur Wahrnehmung unserer Aufsichtspflicht (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Soweit das Jugendschutzgesetz für einzelne Programmpunkte, insbesondere Abendveranstaltungen, Pflichten des Veranstalters begründet (§§ 4, 5 und 9 JuSchG), erfolgt die Verarbeitung auch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.
Die Auswertung von Rückmeldungen und die interne Veranstaltungsplanung erfolgen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Durchführung und Verbesserung unserer Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Freiwillige Angaben verarbeiten wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
Angaben zu Lebensmittelallergien und -unverträglichkeiten sowie zu Barrierefreiheits- und Unterstützungsbedarf sind Gesundheitsdaten; Angaben zu religiös bedingten Ernährungsweisen können Rückschlüsse auf Ihre religiöse Überzeugung zulassen (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Wir erheben diese Angaben ausschließlich, um die Verpflegung entsprechend zu planen und Ihnen eine barrierefreie Teilnahme zu ermöglichen. Die entsprechenden Felder sind im Formular als freiwillig gekennzeichnet und enthalten den Einwilligungstext; mit dem Ausfüllen willigen Sie ausdrücklich in die Verarbeitung zu diesen Zwecken ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ihre Teilnahme hängt nicht davon ab, ob Sie diese Angaben machen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Angaben in Ihrer Anmeldung entfernen oder uns eine E-Mail senden. Der Zugriff auf diese Angaben ist auf die hierfür zuständigen Personen beschränkt; an Dienstleister werden sie nur weitergegeben, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und nach Möglichkeit ohne Personenbezug.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und die betroffene Person das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich (Art. 8 DSGVO); dies betrifft insbesondere die freiwilligen Angaben nach Abschnitt 6.3. Für die Entscheidung zu Foto- und Videoaufnahmen nach Abschnitt 7 ist bei allen minderjährigen Teilnehmenden die Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich; zusätzlich berücksichtigen wir den Willen der Minderjährigen selbst. Minderjährige Teilnehmende bitten wir daher, die Anmeldung gemeinsam mit ihren Erziehungsberechtigten auszufüllen; die Erziehungsberechtigten treffen diese Entscheidungen dann im Rahmen der Anmeldung.
In einigen Fällen erhalten wir personenbezogene Daten nicht von Ihnen selbst, sondern von einer anderen Person: etwa wenn Erziehungsberechtigte in der Erziehungsbeauftragung genannt werden, wenn eine Kontaktperson einen Gast oder eine Delegation anmeldet oder wenn eine entsendende Organisation uns Teilnehmende benennt. In diesen Fällen stammen die Daten von der anmeldenden Person oder Organisation. Wir verarbeiten sie zu den in Abschnitt 6.2 genannten Zwecken; Rechtsgrundlage ist, solange noch keine Teilnahmevereinbarung mit Ihnen besteht, unser berechtigtes Interesse an der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Wir informieren die betroffenen Personen spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, in jedem Fall innerhalb eines Monats, über diese Datenschutzerklärung (Art. 14 DSGVO). Wer Daten anderer Personen angibt, hat diese vorab über die Weitergabe zu informieren und ihnen diese Datenschutzerklärung zugänglich zu machen. Wer für eine andere Person freiwillige Angaben nach Abschnitt 6.3 macht oder die Entscheidung nach Abschnitt 7 trifft, darf dies nur mit deren Ermächtigung tun, bei Minderjährigen mit Ermächtigung der Erziehungsberechtigten.
Bei unseren Veranstaltungen werden Foto- und Videoaufnahmen angefertigt, die wir zur Dokumentation sowie zur Öffentlichkeitsarbeit auf unseren Websites, in Berichten an Partner und Fördermittelgeber und in unseren Auftritten in sozialen Netzwerken verwenden. Dies gilt auch für Vorstellungsvideos, die uns Teams oder Teilnehmende zur Veröffentlichung überlassen. In sozialen Netzwerken veröffentlichen wir ausschließlich solche Aufnahmen sowie Wettbewerbsergebnisse (Abschnitt 9); Anmeldedaten oder sonstige personenbezogene Daten aus unseren Systemen werden dort nicht geteilt.
Die Anfertigung der Aufnahmen beruht auf unserem berechtigten Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und der Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Aufnahmen, auf denen Sie individuell erkennbar sind, verwenden und veröffentlichen wir nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie im Rahmen der Anmeldung erteilen oder verweigern können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, §§ 22, 23 KUG). Diese Entscheidung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf Ihre Teilnahme. Sie ist für unser Foto- und Medienteam vor Ort erkennbar, etwa durch eine Kennzeichnung Ihres Teilnahmeausweises; Personen ohne Einwilligung nimmt unser Team nicht gezielt auf, und Aufnahmen, auf denen sie dennoch individuell erkennbar sind, werden nicht verwendet. Bei Minderjährigen gilt Abschnitt 6.4. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; wir entfernen die betreffenden Aufnahmen dann aus unseren Veröffentlichungen. Bereits verbreitete Kopien, etwa durch Teilen in sozialen Netzwerken, können wir nicht zurückrufen.
Übersichtsaufnahmen, auf denen Einzelne lediglich als Teil des Veranstaltungsgeschehens erscheinen, verwenden wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO und § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG. Zeremonien und Wettbewerbsteile können aufgezeichnet oder per Livestream übertragen werden; Personen auf der Bühne sind dabei erkennbar, Ihre Entscheidung nach diesem Abschnitt gilt auch hierfür. Für Aufnahmen akkreditierter Medienvertreterinnen und -vertreter ist das jeweilige Medium verantwortlich.
Mit der Veröffentlichung werden die Aufnahmen weltweit abrufbar; dies ist von Ihrer Einwilligung in die Veröffentlichung umfasst. Die Betreiber der sozialen Netzwerke, auf denen wir veröffentlichen, verarbeiten die Aufnahmen in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen; für Nutzerinnen und Nutzer in der EU ist dabei in der Regel die europäische Niederlassung des jeweiligen Betreibers verantwortlich, die für etwaige Übermittlungen in Drittländer die Instrumente nach Kapitel V DSGVO einsetzt. Aufnahmen bewahren wir auf, solange sie für die Dokumentation unserer Veranstaltungen und für unsere Öffentlichkeitsarbeit benötigt werden. Rohmaterial sichten wir nach der Veranstaltung; Aufnahmen, die wir hierfür nicht benötigen, löschen wir dabei.
Für die Durchführung unserer Wettbewerbe betreiben wir Wettbewerbsplattformen, auf denen Teilnehmende Aufgaben abrufen und Lösungen einreichen. Dabei verarbeiten wir Zugangsdaten und Benutzerkonten, Einreichungen und Lösungsversuche, Punktestände sowie technische Protokolldaten (insbesondere IP-Adressen, Zeitpunkte und Art der Zugriffe). Zwecke sind die Durchführung und Wertung des Wettbewerbs, die Sicherstellung seiner Integrität, insbesondere die Erkennung und Aufklärung von Regelverstößen, sowie die Abwehr von Angriffen auf die Plattform. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, für Integritäts- und Sicherheitsmaßnahmen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Protokolldaten und Einreichungen löschen wir nach Abschluss der Wertung und etwaiger Einspruchsverfahren, spätestens sechs Monate nach Ende des Wettbewerbs.
Platzierungen und Ergebnisse unserer Wettbewerbe veröffentlichen wir ausschließlich mit den Namen der Teams bzw. der vertretenen Länder, auch dauerhaft als Teil der Wettbewerbshistorie. Namen einzelner Teilnehmender veröffentlichen wir dabei nicht.
Innerhalb unserer Organisation erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus übermitteln wir personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern:
Personenbezogene Daten übermitteln wir in den folgenden Fällen in Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums:
Einladungsschreiben für Visa händigen wir ausschließlich den Teilnehmenden selbst aus; eine Übermittlung an Behörden im Ausland erfolgt durch uns nicht.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Gesundheitsdaten und Angaben zu Ernährung und Barrierefreiheit löschen wir spätestens vier Wochen nach Ende der Veranstaltung. Anmelde- und Akkreditierungsdaten löschen wir mit Abschluss der Nachbereitung, spätestens sechs Monate nach Ende der Veranstaltung. Daten, die in Rechnungen, Erstattungen oder sonstige Buchungsbelege eingehen, bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO auf, Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Daten, die wir als Nachweis gegenüber Fördermittelgebern benötigen, bewahren wir für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungspflicht auf, bei Förderungen der Europäischen Union in der Regel fünf Jahre nach der Schlusszahlung. Erteilte oder verweigerte Einwilligungen zu Foto- und Videoaufnahmen dokumentieren wir, solange die Aufnahmen verwendet werden. Für die Aufnahmen selbst gilt Abschnitt 7, für Wettbewerbsplattformen Abschnitt 8. Ziehen Sie Ihre Anmeldung zurück, löschen wir Ihre Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung treffen wir nicht automatisiert, und wir führen kein Profiling durch (Art. 22 DSGVO). Bei ausgebuchten Programmpunkten werden freie Plätze lediglich in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen vergeben.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@nfits-events.de.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Richten Sie Ihren Widerspruch an info@nfits-events.de.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungstätigkeiten ändern. Es gilt die jeweils unter nfits-events.de/datenschutz.html veröffentlichte Fassung.